Notulen Bijzondere Algemene Ledenvergadering van 24 maart 2014

Bestuur: mevrouw M. van Elderen (penningmeester), Mevrouw A. Leeman (algemeen bestuurslid, secretaris a.i.) en mevrouw D. Kraak (ledenadministrateur)

Notulist: mevrouw G. Petersen

Aanwezigen: zie bijgevoegde aanwezigenlijst.

Locatie: De Horst, Horsterweg 204 te Zeewolde

1. Opening

2. Vaststellen agenda

3. Mededelingen

4. Ingekomen stukken

5. Inventarisatie rondvraag

6. Uitleg verantwoording oproeping BALV

6a. Schets feitenrelaas en verloop gang van zaken

6b. Weerwoord/vragen eerste termijn

6c. Weerwoord/vragen tweede termijn (indien nodig/wenselijk

6d. Conclusie

7. Indienen door bestuur motie/verzoek aan ALV tot ontslag Eddy Knoop

8. Stemming ontslag bestuurslid Eddy Knoop

9. Bestuurssamenstelling

9a. Uitbreiding bestuur met nieuwe bestuursleden

9b. Verkiezing nieuwe voorzitter bij meerdere kandidaten

9c. Benoeming nieuwe voorzitter (ALV)

10. Wijziging van de statuten

11. Rondvraag

12. Sluiting

Mevrouw Van Elderen heet de aanwezigen om 20.03 uur welkom. Mevrouw Van Elderen stelt de volgende personen aan de aanwezigen voor: Diana Kraak (ledenadministratie), Astrid Leeman (trainster, bestuurslid, secretaris a.i.), Gertwien Waterkoort (jurist), Gerreke Petersen (notulist), Sonja Snaterse (namens de KNGU) en mevrouw zijzelf, Marlies van Elderen (penningmeester).

Mevrouw Van Elderen licht toe waarom de heer Waterkoort bij de vergadering aanwezig is. Hij adviseert op juridisch gebied en licht, indien nodig, een en ander toe.

Mevrouw Van Elderen geeft aan dat er geen voorzitter is om de vergadering te leiden en vraagt de aanwezigen met toestemming de BALV voor te zitten. De aanwezigen gaan er unaniem mee akkoord dat mevrouw Van Elderen de vergadering voorzit.

De voorzitter opent de vergadering om 20.20 uur.

De voorzitter neemt de agenda door. Er zijn geen aanvullende agendapunten. Hiermee is de agenda vastgesteld.

De voorzitter geeft een toelichting over de feiten waardoor het bestuur in een impasse is geraakt. Kort samengevat: de samenwerking met de heer Knoop ging in het begin goed. In de loop van de tijd ging dat steeds moeizamer. In augustus 2013 heeft de heer Knoop om gezondheidsredenen tijdelijk zijn taken neergelegd. Hierdoor liepen de overige bestuursleden tegen een aantal punten aan. Het bestuur ontdekte dat, door de afwezigheid van de heer Knoop, er meer rust kwam in het bestuur. In januari 2014 kwam de heer Knoop terug. Dit veroorzaakte binnen het bestuur opnieuw onrust. Tot drie keer toe hebben de overige bestuursleden om een gesprek gevraagd, om met de heer Knoop alles te bespreken wat er in het afgelopen half jaar was gebeurd, alvorens naar buiten toe te treden. Tot drie keer toe heeft de heer Knoop geweigerd het gesprek aan te gaan. Dit was voor de overige bestuursleden reden om het vertrouwen in de heer Knoop op te zeggen. Hij heeft deze mededeling in een aangetekende brief ontvangen. Op 5 maart jl. kwam tot ieders verrassing een lange mail van de heer Knoop, gestuurd aan alle leden van de vereniging. Hierop hebben de overige bestuursleden de hulp ingeroepen van de KNGU en een jurist om dit goed te kunnen afhandelen. Beide partijen hebben hierbij belangeloos geholpen en bevestigden het vreemde gedrag van de heer Knoop.

Er zijn geen ingekomen stukken. Vorige week maandag heeft een dossier ter inzake gelegen waarin o.a. de beschuldigingen uit de mail van de heer Knoop van 5 maart 2014 worden weerlegd. Er zijn drie mensen geweest die het dossier hebben ingezien.

Een aanwezige vraagt of de mail van zaterdag 22 maart jl. een verrassing was. Mevrouw Kraak wist niet dat de heer Knoop rechtstreeks een mail naar de leden zou sturen, wel was het bestuur op de hoogte van zijn beslissing. Hij zou de mail bestemd voor de leden aan het bestuur sturen, deze zou de mail bij naar leden overbrengen.

Er zijn verder geen vragen.

Uit de aanwezige leden kwam een tip om één iemand van het bestuur bevoegdheid te geven e-mail te laten sturen. Mevrouw Leeman antwoordt dat dat ook zo is, maar de heer Knoop kon, als secretaris,  in het ledenprogramma. Wel zal het bestuur er nadrukkelijk op toezien dat minder mensen bij alle emailadressen kunnen. Van een secretaris mag echter wel verwacht worden dat hij correct met e-mailadressen omgaat.

In de periode augustus 2013 – januari 2014 kwam er dus meer rust in het bestuur.

Via via vernam het bestuur dat de heer Knoop weer actief was. Dit bevreemdde het bestuur. Verwacht zou worden dat de heer Knoop eerst met de bestuursleden zou gaan praten wat er binnen de vereniging zoal gaande is. Er is drie keer een verzoek tot een gesprek uitgegaan en tot drie keer toe heeft de heer Knoop het gesprek geweigerd. Daarop is een aangetekende brief naar de heer Knoop verstuurd waarin werd medegedeeld dat zijn weigering tot een gesprek met het bestuur, het bestuur heeft doen besluiten om het vertrouwen in hem op te zeggen en om hem 2 keuzes te geven: 1. Aftreden om gezondheidsredenen, 2. Zo niet, dan voelde het bestuur zich gedwongen een Bijzondere Algemene Ledenvergadering in te roepen, zodat over zijn aftreden zou worden gestemd. Ook deze brief heeft de heer Knoop geweigerd. De brief is ook via de mail en per post naar de heer Knoop verzonden. De heer Knoop heeft de brief dus gelezen, waarna zijn reactie op 5 maart 2014 aan alle leden en trainers. De inhoud van deze brief is bekend.

De heer Knoop heeft het bestuur  op 22 maart 2014 een korte mail gestuurd waarin hij aangeeft zijn functie neer te leggen. Hij schrijft niets over de beschuldigingen die hij heeft gedaan in zijn brief. Het bestuur betreurt het dat hij niet erkent dat er onwaarheden in de brief staan. De heer Knoop heeft veel schade veroorzaakt met zijn brief. Het bestuur voelt zich geroepen een paar punten uit de brief van de heer Knoop te weerleggen.

De heer Knoop geeft in zijn brief aan dat mevrouw Leeman niet lesbevoegd is. Dit is een onjuiste aantijging. Het bestuur leest een stukje uit een brief (foto via beamer) voor waarin staat dat mevrouw Leeman lesbevoegd is. Deze brief komt van de KNGU. Hiermee is dit punt weerlegd en afgehandeld.

Financiën, geld uit de kassa verdwijnt

Ieder jaar wordt de boekhouding nagekeken door de kascontrolecommissie. Voor de zomervakantie zal de ALV plaatsvinden, voor die tijd zal de kas weer worden gecontroleerd. Een kascommissielid, aanwezig tijdens de BALV, complimenteert de penningmeester! De overzichten zagen er in 2013 bij de controle top uit. Hulde! Hiermee is dit punt weerlegd en afgehandeld.

Op 21 januari 2014 heef het bestuur aan de leden een e-mail gestuurd over bondscontributie. Deze is juist bedoeld voor de verzekering van de leden. De voorzitter leest het volgende voor: ‘De bondscontributie is het lidmaatschap van de KNGU. Alle leden aangesloten bij de KNGU zijn op deze manier verzekerd voor WA en ongevallen.’ Het bestuur is ook aangesloten bij de collectieve bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering van de KNGU. Het bestuur valt daar onder en is dus niet hoofdelijk aansprakelijk. Hiermee is dit punt weerlegd en afgehandeld.

Er bestaan geen notulen van drie Algemene Ledenvergaderingen. De heer Knoop had deze in zijn functie als secretaris moeten maken, maar heeft dit verzaakt. De voorzitter licht kort toe wat er in deze afgelopen Algemene Ledenvergaderingen is besloten, maar wat zodoende nu nog niet is vastgelegd.

Op 12 juni 2012 zijn alle bestuursleden afgetreden, behalve mevrouw Leeman.

Op 13 november 2012 zijn verschillende bestuursleden verkozen, te weten: Eddy Knoop, Marijke van de Berg en Marlies van Elderen.

Op 5 juli 2013 is Marijke van de Berg afgetreden en heeft haar functie overgedragen aan Diana Kraak, waarna Diana Kraak is toegetreden tot het bestuur.

De voorzitter vraagt de aanwezigen akkoord te gaan met de huidige bestuurssamenstelling, en hiermee dus akkoord te gaan met de hiermee gepaard gaande besluiten uit de vorige Algemene Ledenvergaderingen dat Marlies van Elderen en Diana Kraak toetreden tot het bestuur. Alle aanwezigen gaan akkoord met de huidige bestuurssamenstelling. Hiermee besluit de Bijzondere Algemene Ledenvergadering dat het huidig bestuur bestaat uit: Marlies van Elderen, Diana Kraak en Astrid Leeman.

Een aanwezige vraagt of Cleo nog in het bestuur deelneemt. De voorzitter antwoordt dat Cleo een aantal maanden heeft meegedraaid, maar heeft aangegeven niet verder te willen.

Een aanwezige meldt dat de drie bestuursleden allen van de turntak zijn. De voorzitter antwoordt dat de bestuurssamenstelling later in agenda aan de orde komt.

Een van de trainers merkt op dat er veel is gebeurd en of de situatie nu blijft zoals het is. Het moet namelijk leuk zijn voor de kinderen. De voorzitter antwoordt dat het bestuur staat voor standvastigheid en erop vertrouwt dat het nu goed zal gaan. Er wordt gekeken naar wat belangrijk is voor de leden. Na vanavond zal er weer rust en stabiliteit in de vereniging zijn.

De voorzitter merkt op dat er een streng financieel beleid moet worden gevoerd, want financieel staat de vereniging er nog niet gezond voor. Het is goed om te zien dat het ledenaantal is gegroeid van 186 naar 224 leden sinds augustus 2013. Bij diverse groepen is het aantal lesuren in de afgelopen maanden uitgebreid en zijn de groepen gegroeid.

Een van de aanwezigen vraagt of de commotie ook leden heeft gekost. Mevrouw Kraak antwoordt dat er twee leden hebben opgezegd. Een van de aanwezigen vraagt of de heer Knoop zomaar wegkomt met de mail die hij heeft geschreven. Het is vreemd dat iemand zomaar zoiets kan doen. Het bestuur beraadt zich hier nog over.

Dit punt vervalt. De heer Knoop heeft aangegeven zijn bestuurslidmaatschap op te zeggen, maar hij is nog wel lid. Het bestuur heeft besloten dat zijn gedragingen vallen onder het artikel uit de statuten dat royement mogelijk maakt. Het bestuur besluit om die reden om over te gaan tot royement. Er zal nog geen decharge worden verleend. Eerst moet worden bekeken wat er nog allemaal ligt en welke gevolgen dat mogelijk heeft.

Door het zich terugtrekken uit het bestuur van de heer Knoop komt de BALV niet meer toe aan een stemming over zijn ontslag.

Het Bestuur bestaat nu uit drie leden. Het bestuur wil het liefst een bestuur dat uit vijf leden bestaat. Nu er al drie bestuursleden uit de turnkant (Mevrouw Leeman is trainer, mevrouw Kraak is moeder van een turnster en mevrouw Van Elderen is turnster.) komen, zou het mooi zijn als er uit de verschillende afdelingen een afvaardigde komt. Als niemand zich meldt is het huidige bestuur genoodzaakt alle werkzaamheden op te nemen.

Er zijn drie wettelijk verplichte functies binnen het bestuur, te weten: voorzitter; secretaris en penningmeester. Een voorzitter kan alleen worden benoemd door de ALV. De overige bestuursleden ook, maar deze functies worden binnen het bestuur verdeeld.

Een aanwezige wil weten wat de tijdsinvestering is van een bestuurslid. Dit wisselt, het is ook afhankelijk van de periode. Gemiddeld komt het bestuur een avond per maand bij elkaar. Voor de Algemene Ledenvergadering komt het bestuur wat vaker bij elkaar. Geïnteresseerden kunnen ook een tijdje meedraaien om te proeven wat de functie precies inhoudt. Maar mensen kunnen ook andere, kleinere, taken op zich nemen zoals het organiseren van de sinterklaas- of kerstactiviteit.

Het zou mooi zijn wanneer een nieuw bestuurslid vanuit de danshoek, gymhoek, het jongensturnen, de peutergym, een seniorengroep of ouder en kind groepen, kan komen. De functieomschrijvingen staan in de statuten op de website. De komende tijd zullen de drie bestuursleden het bestuur draaien. Er is achtervang voor advies.

De drie bestuursfuncties voorzitter, penningmeester en secretaris zijn wettelijk verplicht. Er is op dit moment geen voorzitter, maar deze functie moet wel worden opgevuld. Het bestuur heeft hier onderling over gesproken en wil voorstellen om Diana Kraak als voorzitter a.i. te benoemen. Vraag aan de aanwezigen is of zij hiermee akkoord gaan.

Een van de aanwezigen vraagt waarom mevrouw Kraak wordt voorgedragen. De voorzitter antwoordt dat zij penningmeester is en mevrouw Leeman secretaris a.i.  Mevrouw Kraak blijft als enige over. Het was bij het bestuur niet bekend dat het verplicht is deze drie functies vervuld te hebben. Diana Kraak zal dus tijdelijk voorzitter zijn totdat een nieuw bestuurslid is gevonden.

De voorzitter legt uit hoe de stemming werkt. De stemming wordt begeleid door drie vrijwilligers uit de vergadering. Na telling van de stemmen blijkt dat de Bijzondere Algemene Ledenvergadering unaniem heeft gestemd voor (de benoeming) van Diana Kraak als voorzitter a.i.. Een aanwezige vraagt of mevrouw Kraak bereid is te blijven tot er een nieuwe voorzitter is. Hierop antwoordt mevrouw Kraak met een volmondig ja! Dit is een bewuste keus!

Hierbij benoemt de Bijzondere Algemene Ledenvergadering mevrouw Diana Kraak tot voorzitter a.i.

De statuten zijn erg oud. Wijziging van de statuten moet via de notaris plaatsvinden. Er is iemand gevonden die dat kosteloos wil doen. Als tegenprestatie komt er van die persoon een reclameblokje op de website. De standaardstatuten van de KNGU zullen als basis dienen en daar waar nodig aangepast worden. In de huidige statuten staat dat het bestuur moet bestaan uit ten minste zes personen. Dat is eigenlijk voor deze vereniging onhaalbaar. Het ledenaantal is gekrompen, hierdoor is het niet meer noodzakelijk een dergelijk groot bestuur te hebben. Het bestuur stelt voor om minimaal 3, maximaal 5 bestuursleden te hebben. Een oneven aantal heeft de voorkeur.

Ten aanzien van de financiële uitgaven van de bestuursleden stelt de voorzitter voor dat in de nieuwe statuten wordt opgenomen dat bij uitgave boven een bepaald bedrag minimaal drie bestuursleden toestemming moeten geven. Dit om te voorkomen dat dermate hoge bedragen door 1 bestuurslid worden uitgegeven. Dit besluit is een gevolg van financiële toezeggingen die de heer Knoop heeft gedaan zonder overleg met de overige bestuursleden en die de vereniging eigenlijk niet kon dragen.

Ten aanzien van de opzegtermijn. Er is nu twee keer per jaar de mogelijkheid om het lidmaatschap op te zeggen. Vanuit de leden ontvangt het bestuur hierover redelijk vaak commentaar. Het slechts twee keer per jaar kunnen opzeggen van een lidmaatschap zou niet meer van deze tijd zijn. Het bestuur merkt op dat dit ook soms problemen geeft met de inning van het lesgeld. Leden die buiten de twee opzegmomenten om aangeven het lidmaatschap te willen beëindigen storneren soms de inning van het lesgeld. Dit is voor de penningmeester veel werk. Echter is het bestuur ook van mening dat er een bepaalde zekerheid moet zijn over de inkomsten middels lesgeld omdat de zaalhuur en betaling van trainers gewoon doorloopt. Om deze reden zijn zij niet voor het maandelijks kunnen opzeggen van het lidmaatschap. De aanwezigen discussiëren over de mogelijk- en onmogelijkheden hiervan. Het opzeggen per kwartaal is toegankelijker. Toch kan dit tot problemen leiden bij de selectie groepen van het dansen en het turnen. Wanneer hier iemand van de groep halverwege het wedstrijdseizoen opzegt, heeft dit gevolgen voor de hele groep. Er kan een verschil worden gemaakt tussen recreatief en selectie. De selectie ontvangt bij aanvang van het wedstrijdseizoen een schrijven waarin duidelijk gemaakt moet worden dat opzeggen per kwartaal niet mogelijk is. De peuters daarentegen zouden er mogelijk bij gebaat zijn om per maand op te kunnen zeggen. De meningen verschillen onder de aanwezigen.

Het bestuur vraagt de Bijzondere Algemene Ledenvergadering akkoord te gaan met het voorbereiden van een voorstel om de statuten te wijzigen ten aanzien van de opzegtermijn. De Bijzondere Algemene Ledenvergadering gaat hiermee unaniem akkoord.

Geïnteresseerden kunnen via mail bij Diana Kraak de modelstatuten van de KNGU opvragen, zij mailt dan de statuten.

Ook het huishoudelijk reglement wordt aangepast, hiervoor wordt tevens het model van de KNGU als basis gebruikt. Deze worden niet meegenomen bij de vastlegging van de  statuten bij de notaris. Dan kan dat indien nodig tussentijds worden aangepast in de Algemene Ledenvergadering. Statuten kunnen alleen worden aangepast wanneer twee derde van de leden hiermee akkoord is. Als bij de volgende vergadering te weinig mensen aanwezig zijn om de statuten te accorderen, moet een volgende ALV binnen vier weken na de laatste ALV plaatsvinden. Dit zal dus ook op dezelfde avond plaatsvinden mits deze ALV tenminste twee weken van te voren is aangekondigd.

Een aanwezige vraagt hoe het met de sponsoring gaat. Mevrouw Leeman antwoordt dat er weinig sprake is van sponsoring. Er is een sponsor gezocht voor het meisjes selectieturnen, wat ook gelukt is. Er is ooit een sponsorcommissie geweest, maar deze is doodgebloed.  De website zou gebruikt kunnen worden voor sponsoring en bijvoorbeeld trainingspakken. Sponsors zijn vaak ouders van kinderen die op de club zitten. Als er een sponsorcommissie op wil staan, heel graag. Mevrouw Snaterse van de KNGU adviseert om ervoor te zorgen dat het bestuur en de groepen eerst weer lekker draaien, daarna zou weer naar sponsoring gekeken kunnen worden. Dit is nu even minder van belang.

Een aanwezige complimenteert het huidige bestuur voor de manier waarop alles is opgepakt en spreekt haar dank uit voor  het vele werk dat door hen is verzet, dat ze ondanks de aantijgingen toch is doorgegaan! Het antwoordt van alle aanwezigen is een warm applaus.

De voorzitter sluit de vergadering om 21.19 uur, dankt de aanwezigen voor hun komst en wenst een ieder wel thuis.